Оформляем командировку

Сегодня порядок оформления командировок значительно упростился. Рассмотрим, на что надо обратить внимание при заполнении документов и как правильно составить приказ на командировку.

В 2015 году в правила оформления командировок были внесены существенные изменения. Так, Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 было отменено обязательно требование по оформлению служебного задания и командировочного удостоверения.

Между тем, если организация не намерена отказываться от использования этих документов, она может продолжать их применять, закрепив соответствующее условие в Положении о командировках.

Оплата

Оплата командировок сейчас производится по правилам, установленным:

  • статьей 168 Трудового кодекса РФ;
  • Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Для работников бюджетных организаций и органов государственной власти установлен специальный порядок возмещения командировочных расходов. Так, для отдельных категорий государственных бюджетных учреждений действует порядок, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 12.10.2013 N 916. Для региональных бюджетных учреждений действуют нормы, которые установлены нормативными актами субъектом РФ.

Оформление

Главным документом для оформления служебной командировки в 2017 году будет приказ организации. Именно в этом документе определяется:

  • цель командировки;
  • период поездки;
  • место командирования.

В том случае, если организация продолжает использовать служебное задание и командировочное удостоверение, составлять эти документы можно по унифицированным формам. Так, для служебного задания может применяться унифицированная форма № Т-10а.

На практике не все отказались от составления служебного задания. В данном документе формулируются задачи, которые ставятся перед работником на время поездки. Также эта форма содержит графу, в которой работник составляет краткий отчет о выполненном задании. Такой порядок оформления очень удобен в практической работе. Кроме того, именно на служебное задание можно сделать ссылку в приказе о направлении в командировку в графе «Основание». Напомним, что унифицированная форма приказа № Т-9 содержит такую строку, которую надо заполнить при издании приказа.

Также можно продолжать пользоваться унифицированной формой командировочного удостоверения, это форма № Т-10. Применение этого документа также удобно для контроля за пребыванием сотрудника в месте командировки. У работодателя имеется подтвержденная информация о том, в течение какого периода сотрудник находился в каждой командированной организации.

Поскольку командировочное удостоверение не является обязательным документом, у организации, куда командирован работник, нет обязанности вносить в него соответствующие записи.

Как именно оформить приказ на командировку

Организации могут продолжать использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Такая форма содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и работодателю остается только заполнить соответствующие графы формы.

Итак, в приказе надо указать:

  • фамилию, имя и отчество командированного работника;
  • его должность;
  • место командирования. Здесь следует вписать город (или страну), куда осуществляется поездка, а также наименование организации;
  • срок поездки в календарных днях;
  • период командировки. Следует указать дату начала и окончания поездки;
  • за счет какой организации осуществляется оплата расходов;
  • основание командировки. В этой графе указывается служебное задание, если оно составляется в организации. Если оформление служебного задания не практикуется у работодателя, надо указать реквизиты документа, на основании которого происходит поездка. Это, например, может быть приглашение на участие в выставке, заявка заказчика и тому подобное.

Не всегда удается однозначно определить организацию, куда сотрудник направляется в командировку. Например, сотрудник может быть направлен на участие в выставке, форуме, конференции, а организатор мероприятия может быть заранее не известен работодателю. В такой ситуации, когда нельзя определить организацию, куда направляется работник, следует указать только страну и город командировки, а также мероприятие, для участия в котором сотрудник командирован (цель).

Вместе с тем, организация вправе разработать собственный бланк приказа о направлении сотрудника в командировку. В такой ситуации работодатель будет избавлен от обязанности вносить информацию, которая содержится в унифицированной форме и не представляет принципиального значения для конкретного работодателя. Например, можно исключить строку «Основание».

Суточные

Для коммерческих организаций на законодательном уровне размер суточных не установлен. Работодатель вправе самостоятельно установить размер суточных для командированных работников. С этой целью следует утвердить локальный акт организации – Положение о командировках, в котором отразить размер суточных. При этом возможна дифференциация выплат для разных категорий работников. Так, в локальном акте можно предусмотреть повышенные выплаты при поездках руководителей организации.

Максимальный размер законодательно для коммерческих организаций не определен. Но здесь надо помнить, что не облагаются НДФЛ только суммы суточных, которые не превышают:

  • 700 рублей – при командировках на территории России;
  • 2 500 рублей – при зарубежных поездках.

Это правило установлено статьей 217 Налогового кодекса РФ. Поэтому, если в организации размер суточных превышает данные показатели, с суммы превышения необходимо будет исчислить и удержать НДФЛ.

С 1 января 2017 года аналогичные правила действуют и в отношении обложения суточных страховыми взносами. До этой даты не было никаких лимитов по страховым взносам для суточных установлено не было, но теперь они могут не уплачиваться только с сумм, не превышающий 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубеж, соответственно. Если размер суточных при командировках в 2017 году будет больше установленных лимитов в 700 и 2500 рублей, страховые взносы предприятие должно выплатить на разницу между фактически выплаченными суточными и установленной нормой.

При этом предприятие имеет право устанавливать любые размеры суточных при командировках в 2017 году, величину их трудовое законодательство не ограничивает. Необходимо только, чтобы размеры установленных на предприятии суточных были закреплены локальными нормативными актами — положением о командировках или об оплате труда, в коллективном трудовом договоре и т. п. В составе расходов выплаченные за командировки в 2017 году суммы должны быть учтены только на ту дату, когда сотрудником будет представлен авансовый отчет по данной служебной поездке.

Следует учитывать, что выплата суточных при командировках в 2017 году предусмотрена только для тех случаев, когда сотрудник, отправившийся в такую поездку, не может ежедневно возвращаться к месту проживания. Поэтому при однодневных или командировках, к месту работы, расположенном поблизости от основного, в расчете налога на прибыль квалифицировать выплаченные работнику суммы как командировочные расходы нельзя.

Положение о командировках

Положение о командировках не является обязательным локальным актом организации. Между тем, если в компании практикуется направление сотрудников в поездки, такое положение необходимо разработать и прописать в нем все принципиальные вопросы, связанные с командировками. Детальное урегулирование всех этих и других вопросов, связанных с командировками, позволит организации максимально упростить оформление поездок, а также избежать разногласий с сотрудниками. С Положением о командировках – 2017 всех работников, на которых оно будет распространяться, следует ознакомить под подпись. Положение о командировках каждая организация разрабатывает самостоятельно, учитывая собственные интересы и потребности Унифицированной формы такого документа нет.