Отчитаться за каждого работника

И опять отчётный период для работодателей. До 10 августа они должны подать сведения о застрахованных лицах (сокращённо СЗВ-М) за июль. Эта форма отчётности введена с 1 апреля, но вопросов по-прежнему много. О том, как быстро, без ошибок и штрафов сдать ежемесячный отчёт по форме СЗВ-М, «Хабаровскому экспрессу» рассказала Ольга Патрахина, заместитель начальника Управления ПФР в Хабаровске и Хабаровском районе.

— Ольга Анатольевна, чем продиктована необходимость представления ежемесячной отчётности по форме СЗВ-М? Ведь работодатели сдают в Пенсионный фонд ежеквартальный отчёт по начисленным и уплаченным взносам на обязательное пенсионное страхование. Разве этого недостаточно?

— Нововведения связаны с тем, что с 2016 года отменена индексация пенсий работающим пенсионерам. Но после прекращения трудовой деятельности пенсия им должна быть начислена с учётом прошедших за время их работы индексаций. Чтобы своевременно сделать перерасчёт, Пенсионному фонду необходимо иметь оперативную информацию о каждом гражданине. Сведения должны подаваться своевременно и содержать достоверную информацию. От этого зависит полнота и правомерность индексации пенсий.

— Кто должен представлять данную отчётность?

— Отчётность представляют все страхователи, включая работодателей, которые не ведут финансово-хозяйственную деятельность. Отсутствие начислений страховых взносов не может служить основанием для непредставления ежемесячной отчётности.

А вот самозанятому населению — индивидуальным предпринимателям, нотариусам, адвокатам, ведущим частную практику, подавать ежемесячные сведения самим за себя не нужно. Они отчитываются по этой форме только в том случае, если у них есть хотя бы один наёмный работник.

— Уточните, пожалуйста, на кого должна представляться форма СЗВ-М?

— Сведения подаются на всех застрахованных лиц, связанных с работодателем трудовыми отношениями в отчётном периоде, в том числе на работающих по договорам гражданско-правового характера. Это и те, кто продолжают работать, и вновь принятые в отчётном месяце, и уволенные работники, которые отработали в отчётном месяце хотя бы один день. При этом не имеет значения, работающий это пенсионер или работник другого возраста.

— Какую ответственность несёт работодатель, если он не сдаст отчёт вовремя или подаст ошибочные сведения на работника?

— Штраф за несвоевременное представление отчётности или представление недостоверной информации составляет 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Если отчёт будет сдан позже срока хотя бы на один день, а у страхователя, к примеру, работают 40 человек, размер штрафа составит 20 тысяч рублей.

— Какие именно сведения подаются в данной форме отчётности?

— Форму СЗВ-М условно можно разделить на четыре раздела. Это реквизиты страхователя, отчётный период, тип формы — исходная, дополняющая, отменяющая. И сведения о застрахованных лицах: фамилия, имя, отчество, СНИЛС, ИНН.

— Как страхователь, сдавший отчётность вовремя, может узнать, принята она у него или нет?

— Прежде всего, после составления отчёта работодатель проверяет его в программе Check ПФР. Так что уже на этапе подготовки отчётности он может исправить выявленные ошибки. Далее – специалист Пенсионного фонда при приёме отчётности выдаёт страхователю протокол проверки документа. Если работодатель сдал отчётность по телекоммуникационным каналам связи, то протокол придёт ему в электронном виде.

Я рекомендую внимательно его изучить, обратив особое внимание на раздел «Результат проверки» — в нем указывается количество предупреждений и ошибок, допущенных в СЗВ-М. Также в протоколе имеется описание выявленных ошибок, которые необходимо проанализировать и устранить до окончания отчётной кампании.

— Какие типичные ошибки выявил анализ принятой отчётности за предыдущие периоды?

— Часто встречается задвоение СНИЛСов, ИНН, некорректное заполнение реквизитов страхователя, несоответствие ФИО и СНИЛС. Например, девушка вышла замуж, изменила фамилию, а СНИЛС не поменяла. Работодатель в отчёте по форме СЗВ-М указал ее новую фамилию, а на лицевом счёте в ПФР фамилия не изменена.

Бывают ошибки при заполнении отчества. Это часто происходит с иностранными гражданами — у них отчество может отсутствовать. Причём в протоколе этот момент указывается как предупреждение, а не ошибка. И страхователю необходимо проверить правильность отражения информации в отчёте: если отчества действительно нет, тогда можно не беспокоиться, но если отчество есть в СНИЛСе — значит, в отчёте оно должно быть указано.

Случается, что страхователь пропускает букву в личных данных гражданина или переставляет буквы местами, вписывает неправильную цифру в номере СНИЛС или ИНН — это уже ошибки, которые необходимо исправить.

Если в протоколе имеются ошибки, их необходимо исправить и представить дополняющую форму в установленный законом срок, то есть не позднее 10 числа месяца, следующего за отчётным.

— Как работодатели могут сдавать отчётность по форме СЗВ-М, нужно лично приходить в ПФР или можно это сделать через интернет?

— Если численность сотрудников превышает 25 человек, отчётность необходимо представлять в электронном виде с электронно-цифровой подписью. Работодатели, у которых в штате менее 25 человек, могут прийти в Пенсионный фонд и сдать отчёт на бумажном носителе или направить его почтой. Но они могут сделать это и через интернет.

Сейчас уже более 62 процентов страхователей отчитывается по телекоммуникационным каналам связи. И, как показывает практика, представлять отчётность в электронном виде с электронно-цифровой подписью более удобно. Не нужно терять время в очередях. Сдавать отчётность можно 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, в том числе и в выходные и праздничные дни.

— Наверное, сам работодатель может отладить для себя систему, которая в дальнейшем не будет отнимать у него много времени. Есть список, заполненный для предыдущих отчётов. Кто-то уволился — нужно сразу убрать его из списка. Принят новый человек — внести. Тогда к моменту сдачи отчёта список работающих в организации будет составлен и останется только направить его в ПФР.

— Да, по крайней мере, такой подход страхователя сократит ему время для подготовки и сдачи отчётности. И конечно, не стоит откладывать представление отчётности на последние дни, так как может просто не хватить времени на исправление ошибок.

Ещё хочу обратить внимание страхователей на то, что желательно указывать достоверную контактную информацию, чтобы специалист Пенсионного фонда мог оперативно с вами связаться и сообщить о допущенных ошибках.

— Если цель отчётности — выявить работающих пенсионеров, зачем нужно подавать сведения на всех работников? Кому-то ещё могут пригодиться эти списки? Может, другим органам, занимающимся легализацией зарплаты?

— Пенсионный фонд тоже занимается легализацией зарплаты. Например, существуют организации, которые говорят, что не ведут финансово-хозяйственную деятельность, при этом состоят у нас на учёте, представляют ежеквартально отчётность, но с «нулевыми» показателями по страховым взносам. Это вызывает определённые вопросы. Во-первых, кто-то этой организацией руководит. Во-вторых, кто-то подаёт саму отчётность. Значит, как минимум один-два человека в ней работают. Если им не начисляется зарплата, возникает вопрос: они что, альтруисты? Вряд ли. Поэтому отчётности с «нулевыми» показателями быть не должно.

— Если возникают трудности при заполнении отчётов или исправлении ошибок, где можно получить консультацию специалиста?

— В Управлении ПФР в Хабаровске и Хабаровском районе регулярно проводятся обучающие семинары и практические занятия, на которых наши специалисты доходчиво разъясняют страхователям, какие ошибки они допустили в отчётности, как их исправить, а также учат работать в электронных программах. Кроме того, при необходимости оказываются индивидуальные консультации.