Сдаем отчетность с Деловой Сетью

Осенью у бухгалтеров самые «горячие дни» — сдача отчетности за 9 месяцев, и специалисты в очередной раз задаются вопросами: как безошибочно подготовить отчеты и декларации, как их в должные сроки сдать в контролирующие органы, избежав штрафных санкций? «Деловая Сеть» знает, как помочь бухгалтеру в этом нелегком деле — сдаче отчетности. В данной статье мы дадим несколько практических советов.

Во-первых, нужно решить самую актуальную проблему — нехватки времени, чтобы спокойно и без суеты подойти к самому процессу составления отчетности. Немало драгоценного времени может уйти на то, чтобы найти актуальные (для данного отчетного периода) формы деклараций, добраться до ведомства (налоговой инспекции, управления Пенсионного фонда) и выстоять очередь на прием к инспектору.

Избежать этой нервотрепки можно, перейдя на безбумажную технологию сдачи отчетности — отправку отчетности по каналам связи, а помогут вам в этом продукты, разработанные специалистами «Деловой Сети». Чтобы оценить выгоду такого способа предоставления отчетности, достаточно посчитать затраты времени на посещение всех контролирующих органов: инспекции ФНС, районного управления Пенсионного фонда, отделения ФСС.

Отныне вам не надо будет никуда ездить и томиться в очередях — всю отчетность вы отправите непосредственно со своего рабочего места. Стоит также отметить, что сдавая отчетность по каналам связи, вы не привязаны к графику работы ведомства или отделений почтовой службы: система работает круглосуточно. И не забывайте, что в случае найденных инспектором каких-либо ошибок в отчетности, вам пришлось бы повторно его посещать. Абоненты «Деловой сети» избавлены и от этих неприятных оказий.

Во-вторых, необходимо решить проблему подготовки отчетности в нужном формате. Например, Федеральная налоговая служба регулярно обновляет как электронный формат различных деклараций, так и их печатные формы. Что делать бухгалтеру в этом случае? Как оперативно отслеживать все изменения? Можно самостоятельно вести мониторинг законодательства, а можно установить специальную программу для подготовки электронных документов «ДокМастер» и доверить этой процесс специалистам «Деловой Сети».

Второй способ проще — ведь все форматы и шаблоны деклараций хранятся в специальном интернет-хранилище — т.н. репозитории форматов и всегда поддерживаются в актуальном состоянии. Репозиторий также хранит историю изменений, что позволяет, например, воспользоваться шаблоном для формирования уточненной декларации. Пользователю «ДокМастера» достаточно перед очередной сдачей отчетности производить обновление необходимых ему форм. Сам процесс обновления упрощен до предела: в программе для этого есть всего одна кнопка — «Обновить шаблоны». Процесс заполнения отчета или декларации по шаблону также не занимает много времени. В программе присутствуют все необходимые справочники и интерактивная помощь по заполнению каждой декларации.

В-третьих, и это самая ответственная часть, нужно вовремя доставить отчетность в контролирующий орган. Здесь главную роль играет программа «Почтовый агент» — функциональное средство для работы с электронной почтой в защищенном виде, имеющее ряд возможностей и преимуществ. Остановимся кратко на наиболее важных из них:

1. Программа проста в применении. При установке производится настройка отправки писем на необходимые ведомства — абонент в процессе работы только указывает файл, который нужно отправить. Это даже проще, чем работа с электронной почтой.

2. Абонент всегда знает, на какой стадии документооборота находится его отчет. Подтверждение оператора связи однозначно указывает на то, что отчет отправлен и фиксирует дату и время предоставления отчетности. Квитанция из ведомства говорит, что отчет туда благополучно поступил, и проверка электронной подписи абонента прошла успешно. А полученный протокол приема говорит абоненту, принят его отчет или не принят, и если не принято, то по каким причинам.

3. Передаваемая информация надежно защищена. Каждое сообщение, отправленное абонентом сети, шифруется и подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) отправителя. Этим достигается защита и юридическая значимость. Получатель письма уверен, что информацию подписал и отправил определенный человек и никто другой. Шифрованием информации достигается полная конфиденциальность переписки — не имея закрытого ключа ЭЦП получателя, никто не в состоянии прочесть отправленное письмо.

Отправив декларацию в налоговую службу или отчет в Пенсионный фонд с помощью программы «Почтовый агент», бухгалтер всегда уверен, что его информация будет доставлена по назначению и точно в срок.

Также внимания заслуживают дополнительные сервисы программы. Абоненты «Деловой Сети» получают информационные рассылки, содержащие последние изменения в законодательстве и комментарии специалистов к ним — «Деловая Сеть» плотно сотрудничает с ведомствами: информацию для рассылок предоставляют специалисты Федеральной налоговой службы и Пенсионного фонда.

Сервисы «Личного кабинета абонента» помогают бухгалтеру в работе непосредственно с «Деловой Сетью»: тут клиент может и заказ оформить, и с персональным менеджером пообщаться, и получить полную информацию о состоянии своего договора.

В заключение хочется пожелать всем бухгалтерам успешной сдачи отчетности за 9 месяцев. Идя в ногу со временем и используя продукты и услуги «Деловой Сети», вы гарантированно сэкономите свои силы, время и деньги.