E-mail как доказательство. Миф или реальность?

Сложно представить современную компанию, которая в своей работе совсем не пользуется электронной почтой. По e­-mail компании обмениваются счетами и накладными, присылают решения об оплате и утверждают сметы. Но какова юридическая значимость такой переписки? Речь в данном случае идет не о подписанной электронно-цифровой подписью корреспонденции, юридическая значимость которой подтверждена законодательно, а об обычном e-mail.

Сегодня многие судьи отказываются рассматривать подобные документы или принимают их в каком-то частном порядке, и имеют к ним собственные требования, поскольку единого порядка рассмотрения этих документов в качестве письменных доказательств не существует, сообщает журнал «Управление персоналом».

В настоящий момент отсутствует четкая законодательная база, регулирующая порядок рассмотрения электронных документов в качестве доказательств при судебном разрешении конфликтов и споров. На любой аргумент, подтверждающий целесообразность их рассмотрения, есть свой контраргумент, и каждый судья в конечном итоге сам решает, принимать ему электронные письма в качестве доказательств или не стоит, руководствуясь своими собственными взглядами по этому вопросу.

Одни принимают распечатки электронной переписки и электронных документов без каких-либо дополнительных к ним требований и рассматривают эти документы в качестве доказательств по делу. Другие судьи идут по более формальному пути, отказываясь принимать переписку без электронной цифровой подписи, которая подтверждает, что данный документ исходил действительно от того лица, которое этот документ отправило. Отправить письмо с чужого компьютера может каждый, кто знает, кем и как это может быть сделано. Вполне вероятно, что это окажется совсем не тот человек, который вправе принимать решения и фиксировать их в контракте.

Поэтому документы без электронной цифровой подписи в порядке, установленном законом, вообще не должны рассматриваться в качестве доказательств. Впрочем, на практике, суды их иногда принимают.

Рассмотрим распространенный в данный момент во многих профессиональных сферах (включая, например, маркетинг, дизайн, рекламную сферу и т. п.) случай, когда подрядчик и заказчик начинают работу без заключения договора, потому что сроки по выполнению подряда горят. Договор обсуждается по электронной почте, поскольку это наиболее оперативный способ вносить правки и предоставлять комментарии по обсуждаемым документам, но подписание и принятие текста договора затягивается, и случается так, что работы по проекту уже выполнены, а подписанной версии документа, подтверждающего взаимодействие компаний, до сих пор нет.

С одной стороны, заказчик может и не платить своему клиенту, поскольку нет договора, нет акта о приемке работ. Но есть электронная переписка между представителями двух компаний, из которой явно следует, что работы были выполнены и приняты первоначальные намерения заказчика оплатить эту работу, а также то, что сроки оплаты постоянно смещаются. В данной ситуации конфликт возможно разрешить в суде — при помощи предъявления данной переписки.

Первоочередной и самый простой способ формализации данной информации будет составление нотариального протокола. Для этого нотариус не только заверяет тот факт, что видит на экране некоторую информацию, которая объясняет и подтверждает позицию истца по делу. Для составления протокола опрашиваются свидетели, выясняется, действительно ли эта переписка происходила на самом деле между конкретными людьми, а также другие детали.

В процессе осмотра составляется протокол, который придает такой переписке приемлемую для судей форму. Нотариус осматривает компьютер, с которого велась переписка, убеждается, что такие письма действительно есть в почте, и описывает все свои предпринимаемые действия с целью обнаружения этой переписки: включил компьютер, открыл почтовую программу, ввел в поиске ключевое слово или адрес и обнаружил следующие конкретные данные — все это фиксируется в протоколе, который впоследствии предоставляется в суд.

Для многих судей такой протокол — достаточное основание, чтобы принять переписку в качестве доказательств. Все важные письма распечатываются и прикладываются к протоколу, оставшаяся часть писем — контекст электронной переписки — должна быть записана на диск и также предоставлена судье.

Некоторые из судей таким заверением не удовлетворятся, поэтому можно попробовать попытаться подтвердить факт подлинности электронного документа и его юридическую силу, засвидетельствовав наличие переписки на бумаге. Если в качестве примера брать описанную раннее ситуацию, то это можно сделать таким способом: подрядчик пишет заказчику письмо (не электронное, а бумажное) на официальном бланке компании, со всеми реквизитами, следующего содержания: как мы сообщали в электронных письмах от такой-то даты, на адрес такой­то, просим вас оплатить услуги нашей компании — ранее согласованную сумму.

При этом не стоит делать акцент на том, что вы в самом деле отправляли эти электронные письма. Скорее, наоборот, вам нужно сделать так, чтобы ваши попытки получить подтверждение того факта, что письма были прочитаны, остались незаметны. Как только вам придет ответ на ваше бумажное письмо, не содержащее возражений относительно того, что ваши электронные письма были получены, эти два документа вы можете приложить к вашей электронной переписке, и они будут официально подтверждать тот факт, что такая переписка осуществлялась, что она имеет юридическую силу и что эту переписку можно рассматривать в качестве доказательств по данному процессу.

Однако если ответчик не желает, чтобы переписка рассматривалась судьей, поскольку она явно подтверждает обязательства и вину ответчика, он всегда может сослаться на то, что такая переписка — недопустимое доказательство. Легче всего это сделать, сказав, что данное письмо не было получено адресатом, если в письме нет электронной цифровой подписи.

Да, на него ответили, но неизвестно, кто именно это сделал, если личность в письме не подтверждена. Неизвестно, кто в конечном итоге отправил это письмо, ведь воспользоваться чужим почтовым ящиком может каждый. Если адресат отрицает, что он получал данное письмо, то опровергнуть это без подписи с технической точки зрения будет невозможным.

В целом можно сказать, что сегодня единственный надежный способ подтверждения юридической силы электронных документов — электронная цифровая подпись. Если у письма есть такая подпись, то вы с уверенностью можете сказать, что оно было отправлено именно тем лицом, с адреса которого это письмо пришло.

Наличие такой подписи делает электронные документы приемлемыми для рассмотрения их в качестве доказательств по любому делу практически для любого судьи. И для лучших юристов такой ключ является одним из главных факторов, определяющих решение о готовности принятия электронных документов в качестве доказательств по делу, с которыми можно и нужно работать.